Contact Management

Contact Management je modul pro správu kontaktů. Je srdcem celého systému. Jako kontakt nemusí být bezpodmínečně Váš zákazník, ale může to být i dodavatel, či jakákoliv osoba spřízněná s Vaší firmou.

V přehledné formě jsou veškeré potřebné informace ukládány na serveru v databázi, kde si můžete definovat jednotlivé uživatelské přístupy. Ke každému záznamu je možné přidělit skupinu lidí, která má právo dokument prohlížet či modifikovat. Pod firmu si můžete zřídit pobočky, či přímo kontaktní osoby. V systému pracujete se třemi typy adres:

1) adresa firmy,

2) adresa sídla a

3) poštovní adresa pro doručování e-mailové korespondence.

Pod každou položku (firma, pobočka či osoba) systém automaticky ukládá veškerou korespondenci (dopisy, faxy, e-maily, úkoly, poznámky atd.) Kdykoliv se můžete podívat na veškerou korespondenci s daným zákazníkem. Modul Contact Management je propojen do všech ostatních modulů, stejně tak i do Vaší poštovní schránky, či kalendáře. Pokud uskutečníte telefonní hovor se zákazníkem (mimochodem jeho telefonní číslo může vytočit Váš počítač za Vás), okamžitě si vytvoříte poznámku o tom, co jste zákazníkovi slíbili, či na čem jste se domluvili.

Tato poznámka se uloží pod kontakt, ale zároveň se Vám vytvoří úkol do Vašeho úkolovníku. Úkol můžete samozřejmě dále delegovat a sledovat stav jeho plnění. Pokud se rozhodnete vytvořit dopis, stačí Vašeho zákazníka nalézt v seznamu (stačí napsat jeho pár prvních znaků z příjmení či jména firmy). Poté stisknete tlačítko pro tvorbu wordových dokumentů a vyberete šablonu ze seznamu, který je společný pro celou firmu (samozřejmě i zde můžete definovat, kdo kterou šablonu smí používat). Systém Vám automaticky nastartuje MS Word a přenese všechna potřebná data z Contact Managementu na určené místo ve Vašem dopise (jméno, adresu, telefon, datum, Vaše jméno, oslovení, funkci atd.). Jakmile dopis napíšete, stačí jej vytisknout či automaticky odfaxovat. Poté MS Word uzavřete (není třeba dokument ukládat!) a dokument se Vám automaticky zařadí pod příslušnou osobu, které byl dopis směřován. I zde však máte možnost řadit vytvořené dokumenty do složek pod osoby (např. dopisy, faxy, smlouvy a jiné). Fulltextové vyhledávání i ve wordových dokumentech je samozřejmostí celého systému, které ulehčí nalezení potřebné informace.

Kategorizace firem je dnes nutnost, bez které se žádná větší společnost neobejde. Systém Vám umožňuje definovat si neomezený počet kategorií, které můžete jednotlivým firmám, či osobám přidělovat. Na základě těchto kategorií můžete tvořit hromadnou korespondenci (dopis napíšete jednou a systém Vám vygeneruje x osobních dopisů, včetně oslovení typu „Vážená paní Nováková“). Tyto kategorie mohou sloužit k třídění záznamů, ale také k tvorbě skupin pro e-mailovou korespondenci.

Pokud pošlete e-mail na jakoukoliv osobu či firmu v Contact Managementu, systém automaticky zařadí hlavičku tohoto e-mailu s odkazem pod příslušný kontakt. Výhodou pak je, že Vaše e-maily nemusíte ručně třídit, ale systém tuto práci dělá za Vás. Vidíte v Contact Managementu nejen korespondenci Vaši, ale také e-maily poslané Vašimi kolegy, či přijaté od zákazníka. Samozřejmě i zde je kladen důraz na bezpečnost.

Contact Management má mnoho dalších výhod, které Vám usnadní práci s ním. O těchto výhodách se můžete osobně přesvědčit během zdarma poskytované prezentace, která může probíhat u nás ve Whitesoftu či přímo u Vás a kterou si můžete domluvit prostřednictvím těchto stránek.

<<zpět