Lotus Notes/Domino

Úvod - Nejvýznamnější funkce - Vyšší produktivita - Práce stylem, který Vám vyhovuje - Kvalitní funkce kalendáře a plánování - Vedení podnikového kalendáře - Provádění několika úloh současně - Flexibilita (podpora mobilních uživatelů a multiuživatelská podpora) - Týmová spolupráce - Podpora standardů

Dosažení lepších výsledků s menšími prostředky není v současné době jen reklamní heslo, je to ekonomická realita. Protože se tempo výdajů na informační technologie zpomalilo, je třeba investice do technologií posuzovat podle toho, jak přispívají ke snížení celkových nákladů během životního cyklu produktu. A zároveň zvýšit hodnotu systémů nezbytných pro chod podniku, ovšem nikoli na úkor kvality a rychlosti softwaru pro messaging a týmovou spolupráci. 

Naším řešením je Lotus Notes s vysoce intuitivním uživatelským rozhraním a s vestavěnými funkcemi pro racionální správu a řízení, které zajistí vynikající výkon a dá se snadno rozšiřovat podle potřeb vašeho podniku. Toto řešení také obsahuje takové funkce zabezpečení, na které se můžete absolutně spolehnout. Zkrátka, vaše firma potřebuje klienta se širším pracovním záběrem, který je schopen výrazně zvýšit produktivitu koncového uživatele.

Nejvýznamnější funkce

• Integruje vaše nejcennější informační zdroje v oblasti předávání zpráv (messaging), týmové spolupráce i osobních dat, k nimž patří například elektronická pošta, kalendář, seznam úkolů. Umožňuje uživatelům tyto zdroje využívat nezávisle na tom, jestli jsou připojeni k síti nebo ne.
     
• Obsahuje stovky vylepšených funkcí usnadňujících obsluhu, k nimž patří manipulace a s přílohami na pozadí, multiuživatelská podpora a možnosti přizpůsobení podle vlastních představ.
     
• Poskytuje nejprogresivnější kalendářní a plánovací funkce v oboru, které uživatelům umožňují snadnou spolupráci a plánování schůzek s kolegy na celém světě.

Vyšší produktivita

Uživatelé si mohou nastavit úvodní obrazovku podle svých potřeb tak, aby zobrazovala informace z různých zdrojů, jako je například e-mail, kalendář, seznam úkolů, libovolná webová stránka – a dokonce soubory a dokumenty ze souborového systému.

S pomocí průvodce úvodní stránkou si mohou uživatelé snadno vytvářet vlastní stránky. Navrhování, distribuci a údržbu stránek je však možné také provádět centrálně. Uživatelé, kteří se rozhodnou, že si úvodní stránku vytvoří sami, nejenže vidí obsah v rámečcích, ale mohou se zobrazenými položkami i pracovat, například odpovědět na e-mail, prohlédnout si webovou stránku nebo spustit aplikaci, která se nachází mimo klienta Notes. Kromě toho je tu i možnost, že vaše firma vytvoří vlastní úvodní stránku, která bude centrálně spravovaná a nastavená podle podnikových potřeb a bude mít standardní vzhled i obsluhu, například logo, grafiku nebo dokonce dynamické předávání důležitých zpráv. Díky tomu budou mít při spuštění klienta Notes uživatelé okamžitě k dispozici informace a nástroje, které jsou pro vaši organizaci klíčové.

Práce stylem, který Vám vyhovuje

Protože je u klienta Notes kladen velký důraz na snadnou obsluhu, je potřeba školení a s ním spojené náklady minimální. Toho však v žádném případě není dosaženo na úkor podstatných vlastností klienta Notes, jehož jádrem je osvědčený mechanismus pro messaging a týmovou spolupráci. Dokonalejší funkce umožňují nastavení produktu podle individuálních potřeb uživatele. Sem patří například barevné kódování zpráv elektronické pošty a položek v kalendáři, možnost změny v uspořádání sloupců, možnost změnit pořadí řazení a výběr takového vzhledu kalendáře, který Vám nejvíce vyhovuje. Při každém příštím přihlášení mají uživatelé jistotu, že nastavení zůstalo zachováno, a to je další přínos ke zvýšení produktivity v pracovním procesu. Zdokonalená manipulace s přílohami i selektivní replikace uživatelům Notes umožňuje větší flexibilitu v přístupu k informacím, jejich zpracování i správu. Přínosem je ušetření úložné kapacity.

Kvalitní funkce kalendáře a plánování

Notes obsahuje značně vylepšené funkce kalendáře a plánování, které přispívají k vyšší produktivitě uživatelů zobrazením více informací a možností provádět více úkonů přímo v obrazovce kalendáře. V okně kalendáře lze zobrazit dvě časové zóny, díky nimž mají uživatelé lepší přehled o svých závazcích v různých časových pásmech, které si domlouvají s kolegy na celém světě.

Položky zapsané tužkou a soukromé a navrhované položky mají nyní nové ikony, aby uživatelé okamžitě poznali, jaký význam má každý jednotlivý záznam. Jakmile by nějaká schůzka kolidovala s druhou, okamžitě se zobrazí vedle sebe – kalendář je tak mnohem přehlednější a plánování času efektivnější.

Každý typ zobrazení kalendáře ve formátu tabulky umožňuje uživateli přidávat nebo upravovat schůzky. Pokud chce plánovanou schůzku přeložit nebo navrhnout nový termín, stačí, když myší přetáhne počáteční nebo konečný čas daného záznamu v rámci okna, aniž by musel tento kalendářní záznam otevřít. Nebo předseda schůze může použít tzv. opatření majitele, například odeslat upozornění všem pozvaným, pouze účastníkům schůze nebo dokonce těm pozvaným, kteří ještě neodpověděli.

Vyšší kvalita sestavování harmonogramu spočívá v tom, že uživatel vyplní jen jeden komplexní, srozumitelný a intuitivní formulář, který přehledným způsobem zachycuje množství údajů, jež jsou k plánování schůzí, schůzek a upomínek potřeba. Možnost zobrazit všechny důležité informace o schůzích na jedné obrazovce může ušetřit čas i námahu. Přínosem je vložený plánovač, díky němuž si uživatelé mohou rychle zobrazit, zda mají všichni pozvaní volno – stačí posunout časový pruh na dotyčná časová políčka, a již se na horní straně formuláře dynamicky aktualizuje začátek a konec schůze. Uživatelé mohou roztažením nebo zúžením posunovacího pruhu změnit původní trvání schůze.

Vložený plánovač umožňuje najít pro konání schůze nějakou jinou dobu, která zohlední časové harmonogramy pozvaných, včetně časových úseků, které vyhovují harmonogramům určitého procenta pozvaných osob. Díky této nové funkci se značně zjednodušuje zjišťování, zda mají dotyční volno, a plánování schůzí pro určitý počet pozvaných osob.

Vedení podnikového kalendáře

Lotus Notes obsahuje celou řadu nástrojů, s jejichž pomocí mohou administrativní pracovníci vytvářet pozvání na schůze a prohlížet údaje o schůzích pro jednoho nebo více řídících pracovníků. S pomocí Notes nyní může jedna asistentka zvládnout správu kalendářů i několika vedoucích pracovníků, a naopak, několik asistentek se může podílet na správě kalendáře jednoho řídicího pracovníka. To vše znamená zvýšenou flexibilitu při řízení podnikového kalendáře pro vaši organizaci.

Pokud je nějakému pracovníkovi vedení podniku posláno pozvání, asistentky obdrží e-mail s odkazem na příslušný dokument. V případě, že dotyčný vedoucí pracovník této schůzi předsedá, asistentky rovněž obdrží elektronickou poštou oznámení, zda byla účast na schůzi přijata nebo odmítnuta. Asistentkám tak odpadá nutnost neustálého přecházení mezi svou složkou doručené pošty a složkou doručené pošty vedoucího pracovníka a kalendářem při ověřování nových kalendářních dokumentů. 

Asistentky také mohou vytvářet pozvání na schůze, na kterých je uvedeno, který řídící pracovník schůzi předsedá, takže adresáti těchto zpráv se tuto informaci ihned dozvědí.

Provádění několika úloh současně

Ke zvýšení produktivity a spokojenosti koncového uživatele přispívá i kratší doba čekání, protože se u produktu Lotus Notes mnoho úloh provádí na pozadí. Uživatelé nyní mohou odpojovat dokumenty, spouštět neinteraktivní agenty, vyměnit nebo obměnit návrh databáze, dotazovat se na novou poštu, replikovat, monitorovat alarmy a zařazovat tiskové úlohy do fronty na pozadí. To vše přispívá k tomu, že se Notes chová jako efektivní komponenta podnikové IT infrastruktury.

Multitasking koncových uživatelů je usnadněn průběžnými síťovými transakcemi, které umožňují pokračovat v práci i v době, když se klient Notes věnuje více úlohám zároveň. Uživatelé mohou napsat zprávu elektronické pošty nebo si naplánovat schůzi, zatímco klient Notes provádí jiné operace. Uživatelé tak mohou pracovat s větší produktivitou, protože síťové transakce nejsou pro stávající infrastrukturu tak náročné.

Flexibilita (podpora mobilních uživatelů a multiuživatelská podpora)

Trendem současné doby je stále vyšší mobilita zaměstnanců podniku. Aby mohli svou práci provádět efektivně, je třeba jim nabídnout vyšší úroveň flexibility a umožnit jim provádění pracovních úkolů způsobem, který jim nejvíce vyhovuje.

Funkce pro mobilní uživatele umožňuje, že členové pracovního týmu mají své osobní informace – úvodní stránku, záložky, adresáře, předvolby, deníky, uživatelské slovníky a ID soubory – neustále k dispozici nezávisle na tom, kde právě pracují. Jakmile se mobilní uživatel poprvé přihlásí, lze data uloženána serveru Domino beze zbytku replikovat na nový počítač. Tím se snižuje doba i práce potřebná k podpoře mobilních uživatelů. Když se uživatel odhlásí, změny, které provedl, budou replikovány zpět na server, zatímco různé čisticí funkce dávají uživateli na vybranou, zda chce svéosobní informace Notes ponechat na novém počítači nebo zda je chce smazat.

Multiuživatelská podpora znamená, že několik uživatelů se může dělit o jeden osobní počítač s operačním systémem Microsoft Windows. Administrátoři vytvářejí multiuživatelské profily, které jsou asociovány s přihlášením uživatelů v systému Windows na jednom PC. Tím je uživatelům zajištěn bezpečný přístup k jejich osobním datům a zároveň sdílení společných dat jako jsou šablony a soubory nápovědy. Uživatelé mají vyšší produktivitu, protože mají přístup k Notes v podobě, na kterou jsou zvyklí – svou úvodní stránku, záložky a předvolby – takže mohou pracovat tak, jak jim to vyhovuje.

Týmová spolupráce

Software Lotus Notes přispívá ke zvýšení produktivity, protože integrací elektronické pošty, týmových pracoven (Team Room) a urgentního předávání zpráv nabízí organizovanou komunikaci, schopnost automatizovat podnikové procesy a příležitost efektivnější spolupráce s kolegy. Výsledkem je vyšší operativnost a rychlejší vstup na trh ve srovnání s konkurencí. Kvalitnější integrace mezi klientem Notes a dalšími nástroji pro spolupráci a produktivitu přispívají k větši efektivitě při správě dokumentů a pracovního toku.

K funkcím pro týmovou spolupráci patří zamykání dokumentů, což pomáhá při správě týmového editování a zajišťuje, že dvě osoby nemohou zároveň provést editační změny, které by byly v rozporu. A vylepšená šablona Team Room umožňuje seřazení dokumentů podle priority, aby se dalo snadněji posoudit, kterým dokumentům je třeba se věnovat co nejdříve. Šablona Team Room rovněž zahrnuje okno oznámení pro centralizovanou komunikaci a individuální stavová hlášení.

Šablona knihoven Microsoft Office umožňuje uživatelům pomocí společné šablony v rámci klienta Notes snadné vytváření dokumentů Microsoft a tím zkrátit čas potřebný pro vytváření a sdílení informací.

Podpora standardů

S vestavěnou podporou HTML, verze 4.0, poskytuje klient Notes plnohodnotný přístup do webových aplikací, podporuje odesílání a příjem HTML pošty a umožňuje uživatelům prohlížení a odesílání z hlediska formátu různorodých HTML zpráv v diskusních skupinách. Lotus Notes poskytuje plnou podporu standardů, k nimž patří:

Protokoly		Obsah		Konvence
Web: HTTP, verze 1.1 Mail: POP3, IMAP4, SMTP Diskuse: NNTP Adresář: LDAP, verze 3		MIME, S/MIME HTML Nativní formáty obrázků komponenty Java™ komponenty JavaScript certifikáty X.509		Samostatné záhlaví adresy address header Podpisové soubory Stanovené odpovědi

Více informací o Lotus Notes najdete zde www.ibm.com/lotus/notes

Leták ke stažení Lotus Notes 8.5_CZ

Prezentační video společnosti IBM o produktu Lotus Notes/Domino (v angličtině)

V případě, že Vás Lotus Notes zaujaly nebo máte jakékoliv dotazy, kontaktujte:

Martin Couf  (+420-777 011 290, coufwhitesoft.eu)

Petr Bílý (+420-777 337 668, bilywhitesoft.eu)

<<zpět