Hero

Migrace e-mailových systémů

Migrace e-mailových - nebo obecněji groupwarových - systémů bývají často velkou výzvou se spoustou úskalí. V minulosti jsme realizovali desítky migračních projektů pro malé i velké organizace a zvládneme i ten váš.

S migracemi groupwarových systémů máme dlouholeté zkušenosti. Naše know-how, osvědčené metodické postupy i migrační nástroje nám dovolují realizovat migrace s minimálním rizikem a dopadem na byznys zadavatele.

Jsme jediným středoevropským certifikovaným partnerem společnosti Quest, která nabízí profesionální nástroje pro migraci z/do systémů HCL Notes/Domino a Microsoft Exchange/365.

Nabízíme:

  • upgrady e-mailových systémů
  • migrace mezi Microsoft Outlook/Exchange/365, HCL Notes/Domino, Gmail, Kerio, Zimbra, IceWarp a libovolnými opensource produkty
  • migrace z on-premises systémů do cloudu nebo naopak
  • konzultační služby (premigrační analýzy, řešení dočasné či trvalé koexistence různých systémů, hybridní konfigurace, poradenství při migraci aplikací apod.)
  • vedení projektu (project management)
  • postmigrační podporu
  • školení uživatelů a administrátorů

Migrace z HCL Notes/Domino

Uvažujete-li o opuštění platformy HCL Notes/Domino směrem k Microsoftu, je dobré se předem dvojnásob zamyslet a nepodléhat slibům různých rádoby-expertů nebo slepé víře ve šťastné zítřky, které vás čekají. Realita bývá velmi často odlišná od očekávání a mnoho nedostatečně promyšlených projektů pak končí ne-li katastrofálně, pak přinejmenším ve slepé uličce.

Migrace z prostředí Notes/Domino do MS Exchange/365 je velmi často chápána a popisována jako "migrace e-mailů". Ve skutečnosti je platforma Notes/Domino - a tedy i otázka, co by měla migrace zohledňovat - výrazně komplexnější, mimo jiné z těchto principiálních důvodů:

  • Notes/Domino není jen messagingová, ale i aplikační platforma, na které jsou obvykle provozovány více či méně složité podnikové aplikace, které mohou na messaginových funkcích fundamentálně záviset.
  • I pokud zúžíme úvahy pouze na messagingové služby, kromě osobních mailboxů mohou uživatelé pracovat s dalšími souvisejícími funkcemi, jako jsou rezervace, vyhledávání v adresářích, out-of-office, digitální podepisování & šifrování, journaling, sdílené schránky, agregované adresáře atd.
  • Budeme-li se zajímat pouze o mailboxy,  mohou uživatelé pracovat nejen s maily, ale i s kalendářovými událostmi, úkoly, osobními kontakty, nedávnými kontakty, skupinami, poznámkami, privátními složkami, historií chatu a dalšími entitami.
  • Pokud jde o samotné maily, mohou být pro uživatele zásadní i související nástroje, např. poštovní pravidla používaná pro automatizaci, poštovní podpisy, šablony mailů, aj.

Z toho stručného výčtu je vidět, že problematika migrací z prostředí Notes/Domino je výrazně vrstevnatější než pouhá "migrace mailů". Nad rámec těchto bodů existují další systémové funkce, které je dobré při migracích zohlednit - např. sdílení dat formou delegovaných přístupových práv, archivační politiky, bezpečnost dat, správa identit a další aspekty.

V rámci každého migračního projektu proto důrazně doporučujeme zamyslet se předem nad tím, která data, funkce a služby provozované v prostředí Notes/Domino budou přeneseny nebo nahrazeny a pokud, jakým způsobem. I když je migrační projekt primárně koncipován jako migrace messagingových služeb a předpokládá se tedy zachování Notes/Domino minimálně jako aplikační platformy, tato skutečnost implikuje potřebu zároveň detailně promyslet i koexistenci stávajícího a nového prostředí nejen z hlediska technického, ale především uživatelského (jak budou uživatelé v obou prostředích vedle sebe v budoucnu pracovat). Je nutné si uvědomit, že migrace dat pravděpodobně potrvá řádově týdny či déle a po tuto dobu bude část uživatelů již v novém prostředí a část v původním. Potřeba koexistence má vždy vliv na volbu nástrojů pro migraci, plán migrace, harmonogram, školení a další aspekty, proto doporučujeme i tyto faktory včas promyslet a zohlednit.

Pokud jde o aplikace, stanovení jejich závislosti na messagingových funkcích - a tedy posouzení rizik, která mohou vzniknout "odtržením" messagingu jinam - je často nejkomplikovanější úlohou - zejména v případech, kdy neexistuje katalog aplikací s detailním popisem  jejich funkcionality. Pro ilustraci, o jaké závislosti se může jednat, lze uvést například zápis připomínek nebo úkolů z Notesové aplikace přímo do osobních kalendářů, zasílání mailů obsahujících skriptované formulářové prvky a podobné funkce, které po migraci do MS Outlook/OWA velmi pravděpodobně přestanou fungovat. Sliby o snadné (nebo dokonce automatické) přenositelnosti notesových aplikací jinam jsou ve většině případů také spíše z žánru sci-fi a podlehnutí jim většinou končí provozem dvou platforem místo jedné.

Projekty, které výše uvedené skutečnosti opomíjejí a redukují migraci na prostou konverzi mailboxů, vždy končí neúspěchem: nedostupností dříve běžných funkcionalit, improvizacemi v podobě (trvale) "přechodných" řešení apod. Výsledkem jsou především vícenáklady, nedodržené termíny a frustrovaní účastníci.

Doporučujeme proto ještě před definitivním rozhodnutím o migraci provést nejprve detailní analýzu zdrojového prostředí a popsat, která data a funkce přesně budou převedeny (a jak) do nového prostředí, jaké kroky budou případně potřeba před zahájením migrace, v jejím průběhu nebo po jejím skončení, a nakolik budou očekávání a požadavky v novém prostředí naplněny.

Posouzení těchto oblastí umožní potvrdit si smysluplnost migrace z hlediska technického, organizačního i ekonomického a v kladném případě stanovit optimální postup projektu: testovací etapy (PoC + pilot), hlavní (ostré) migrace i postmigrační fáze - a tedy naplánovat realistický harmonogram projektu včetně stanovení celkových nákladů.

Reference

Pro více informací kontaktujte

Mgr. Martin CoufMgr. Martin Couf
martin.couf@whitesoft.eu
+420 777 011 290

Uvažujete z jakéhokoliv důvodu o přechodu na jiný e-mailový/groupwarový systém? Zanechte nám kontakt a my se Vám ozveme.

Jméno: *Příjmení: *
E-mail: *Tel.:
Společnost: 1 + 1 =
Poznámka: