Hero

Cestovní příkazy

Aplikace Cestovní příkazy zjednodušuje a urychluje agendu služebních cest – od žádosti o výjezd až po export do účetních systémů. To vše v souladu se zákonnými předpisy, které upravují denní nároky na stravné, výši kapesného nebo převodní kurzy.

Komplexní agenda služebních cest

Aplikace Cestovní příkazy slouží ke správě tuzemských i zahraničních cestovních příkazů v souladu se Zákoníkem práce. Od zadání přes schválení až po vyplacení zaručuje dodržení správného postupu dle zákonných předpisů, které upravují denní nárok na stravné, limit kapesného, převodní kurz a další podmínky.

Žádosti a příkazy lze zobrazovat v mnoha různých pohledech: podle zaměstnance, stavu, data apod. Pokud se aplikace propojí například s CRM, příkazy mohou být tříděny i podle zákazníka či business partnera.

Při každé změně stavu žádosti/příkazu jsou kompetentní uživatelé informováni e-mailem obsahujícím odkaz na příslušný dokument.

Aplikace klade důraz na bezpečnost a ochranu citlivých údajů – dokumenty v databázi mohou vidět a upravovat pouze oprávněné osoby.


Hlavní pohled

Žádosti

Proces začíná podáním žádosti zaměstnancem nebo jeho zástupcem. Žádost obsahuje termín, cíl, účel cesty, místo odjezdu a příjezdu, dopravní prostředek, údaje o zaměstnanci, seznam účastníků a jimi požadované zálohy.

Standardní proces schvalování žádosti zahrnuje vedoucího a jednatele. O schválených žádostech je informována pokladní (účetní), která proplácí zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu a tuto skutečnost potvrzuje v systému.

Na přání zákazníka lze workflow změnit do podoby odpovídající postupům ve firmě.


Uživatelský profil

Schvalování příkazů

Po návratu z cesty doplní každý účastník všechny skutečnosti nezbytné pro její vyúčtování:

  • časy odjezdů, příjezdů a překročení hranic,
  • výdaje na dopravu, ubytování nebo jiné náklady v příslušných měnách,
  • stravu poskytnutou zaměstnavatelem.

Podle zadaných údajů systém automaticky spočítá cestovní náhrady včetně přepočtu deviz dle platných kurzů ČNB. Cestovní příkaz poté schvaluje nadřízený a následně účetní kontroluje správnost vyúčtování. Posledním krokem je proplacení příkazů, které si lze usnadnit automatickým vygenerováním hromadného platebního příkazu v požadovaném formátu (např. ČSOB). Aplikace umožňuje export cestovních příkazů do šablony MS Word.


Vypořádaný cestovní příkaz

Předvolby aplikace

Uživatel si může pro urychlení vyplňování příkazů zadat v osobním formuláři oddělení/pobočku, bydliště, číslo bankovního účtu, dopravní prostředek a další údaje. Ty se poté předvyplní při zadávání nové žádosti. Pro výpočet zahraničního stravného je potřeba zadat pro každou zemi státem stanovenou výši denních diet v daném roce.


Předvolby aplikace

Reference

Obrázky

Hlavní pohledVypořádaný cestovní příkaz
Předvolby aplikaceUživatelský profil

Pro více informací kontaktujte

Mgr. Martin CoufMgr. Martin Couf
martin.couf@whitesoft.eu
+420 777 011 290

Hledáte komplexní řešení pro správu služebních cest a máte zájem o podrobnější informace? Zanechte nám kontakt a my se Vám ozveme.

Jméno: *Příjmení: *
E-mail: *Tel.:
Společnost: 6 + 7 =