Hero

Intranet Portal

Intranet Portal je firemní intranetový systém, který v maximální míře využívá výhod platformy IBM Notes/Domino.

Komplexní řešení pro firemní intranet

  • přehledné a pro všechny uživatele jednotné prostředí
  • design podle přání zákazníka (barvy, loga, vzhled dokumentů, rozmístění rámců atd.)
  • možnost přístupu z IBM Notes klienta nebo (omezeně) přes webový prohlížeč
  • rozdělení intranetu do hierarchických sekcí podle přání zákazníka
  • neomezená možnost integrace existujících IBM Notes databází zákazníka do jednotného pro­středí intranetu
  • integrace se systémem okamžitých zpráv IBM Sametime
  • snadná administrace použitím databázových profilů a hromadných nástrojů (např. migrace do­ku­­mentů mezi sekcemi, změna přístupových práv)
  • možnost definovat výchozí hodnoty a přístupová práva v celém intranetu až na úroveň jed­not­li­vých sekcí
  • možnost dodatečných úprav, přidávání databází/sekcí, úprav designu
  • jednoduchý model řízení přístupových práv až na úroveň dokumentů (bez nutnosti zásahu uživatelů do ACL). Tři typy dokumentů: soukromé, omezené a veřejné
  • položky menu plně řízené konfiguračními dokumenty (interní databáze, externí databáze, URL, aplikace, adresáře, @Formule, nadpisy menu)
  • fulltextové prohledávání dokumentů (včetně vložených příloh)
  • rychlá navigace mezi kategoriemi, sekcemi, dokumenty
  • kategorizace dokumentů podle klíčových slov a dalších zákazníkem volitelných kritérií (např. po­dle klienta, zakázek, projektů, kontraktů)
  • propojení číselníků z jiných databází (např. seznam klientů, dodavatelů)
  • zobrazování těla dokumentu v pohledu
  • předplatné – automatické zprávy o vytvoření/změnách dokumentů ve vybraných sekcích podle zadaných kri­té­rií (autor, nadpis, klíčová slova) e-mailem nebo zobrazení těchto zpráv v osobním pohledu kaž­dého uživatele
  • upozornění na dokument (nebo i více dokumentů najednou) pomocí e-mailové zprávy obsahující buď odkaz, nebo celý dokument
  • tip dne – zajímavý tip nebo nápad, jak lépe využívat možnosti, které systém nabízí
  • nástěnka (uvítací stránka) sdělující uživatelům důležité informace s možností specifikovat ča­so­vý interval pro zobrazení zprávy (i do budoucnosti) a čtenáře
  • osobní záložky – možnost vytvořit si vlastní seznam záložek s nejčastěji používanými sekcemi (např. dokumenty, seznam kontaktů, firemní web), tj. přístup k nim bez nutnosti proklikávat se hlavní nabídkou
  • možnost spouštění předdefinovaných programů, webových stránek, databází, poštovního klienta, kalendáře nebo úkolovníku aktuálně přihlášeného uživatele podle uživatelských preferencí (funkčnost těchto akcí při přístupu z webu závisí na umístění cílových souborů/programů)
  • možnost vložit do dokumentů odkazy na souborový systém (např. sdílené dokumenty na ser­ve­ru)
  • historie úprav – záznam v dokumentu popisující, co se na dokumentu změnilo od jeho posledního uložení a kdo změny provedl 
  • statistiky přístupů – možnost sledovat přístup k dokumentům včetně údajů, kým, kolikrát a na kterém serveru byl dokument otevřen nebo editován
  • automatické archivace dokumentů v databázích podle vybraných kritérií (např. nemodifikované určitý počet dní) lze snadno řešit pomocí doplňkového modulu ArchiWhite.

Systém Intranet Portal je určen společnostem, které provozují platformu IBM Notes/Domino a chtějí vyřešit přístup ke všem firemním informacím z jediného bodu. Intranet Portal je cesta, jak zavést pořádek do různorodých (často historicky neřízeně založených) datových úložišť, jak zorganizovat odkazy na externí zdroje dat, programy a další IT prostředky do přehledného portálového prostředí, a to s využitím všech výhod, které platforma IBM Notes/Domino nabízí:

  • bezpečnost,
  • fulltextové vyhledávání,
  • databázové a dokumentové hyperlinky,
  • integrace s e-mailem, kalendářem, úkolovníkem, rezervacemi,
  • možnost současného přístupu z webu.

Základní rozvržení

Prostředí

Celý intranet se uživateli jeví jako uniformní prostředí ovládané z jediné databáze. Ve skutečnosti se skládá z několika databází. Výchozím bodem je portálová databáze, která slouží ke snadnému přístupu k dokumentům uloženým v ostatních interních databázích, případně k datům v externích databázích (správa kontaktů, IT podpora, firemní zdroje, skupinové kalendáře apod.).

Portálová databáze má standardně šest rámců. Vlevo je přirozeně umístěné menu, tlačítka pro rychlé spouštění nejčastěji používaných programů nebo URL adres (MS Word, Google, kalkulačka atd.) a rámec s oblíbenými položkami, tj. se seznamem nejvíce používaných sekcí. V pravé polovině jsou odshora rámce s vyhledávacím panelem, s hlavním pohledem na dokumenty, s náhledem vybraného dokumentu a úplně dole rámec se subskripcemi (systém pro zasílání informací o novinkách).

Všechny rámce jsou rozbalovatelné a s nastavitelnou velikostí, takže si každý uživatel může nastavit optimální rozvržení portálu podle svých potřeb, např. úplně sbalit panel vyhledávání a ušetřený prostor využít pro větší náhledový rámec nebo hlavní pohled. Uvedené rozvržení rámců je pouze ilustrativní – počet a rozmístění rámců je možné změnit podle vašeho přání.

Rámce Intranet Portalu

Standardně jsou v systému integrovány 3 základní databáze:

  • databáze dokumentů,
  • školení zaměstnanců,
  • diskuze zaměstnanců.

Bezpečnost

Bezpečnost dat uložených v databázích Intranet Portalu odpovídá standardům platformy Lotus Notes/Domino, a je proto na velmi vysoké úrovni. Pro snadné nastavování přístupových práv nabízí systém tři typy dokumentů: veřejné, omezené a soukromé.

Veřejné dokumenty jsou přístupné ke čtení všem uživatelům, omezené dokumenty mohou číst/editovat pouze vybraní uživatelé, soukromé dokumenty vidí pouze jejich autor. Pro každou sekci intranetu se definuje skupina autorů a manažerů, kteří mají právo zakládat nové dokumenty. Manažeři sekcí mají navíc přístup ke všem dokumentům (včetně soukromých) s právem mazání. Nastavování systémových předvoleb je omezeno na správce systému s příslušnou rolí.

Přístup

Předplatné

Ve všech interních databázích a diskuzích Intranet Portalu existuje možnost předplatného (tzv. subskripcí). Uživatelé si mohou nastavit zasílání automatických zpráv o nových/upravených dokumentech podle zvolených kritérií (na základě autora dokumentu, předmětu, klíčových slov nebo obsahu).

Zprávy jsou pravidelně zasílány do e-mailové databáze uživatelů. Jsou viditelné jak v příchozí poště, tak přímo v Intranet Portalu (standardně ve spodním rámci). Otevřením zprávy se uživateli přímo zobrazí odkazovaný dokument v novém okně.

Předplatné

Správa

Systém se velmi jednoduše spravuje a konfiguruje, a to nejen díky velkému počtu různých volitelných nastavení v databázových profilech. Naprostou většinu textových popisků mohou měnit administrátoři bez nutnosti dodatečného zásahu vývojářů, uživatelům zase usnadňuje práci předvyplnění nových dokumentů volitelnými výchozími hodnotami s možností vložení zástupných znaků (&Date, &Autor, &Section aj.), možnost výběru hodnot z rozbalovacích seznamů atd.

Přizpůsobení

Intranet Portal byl od počátku vyvíjen tak, aby mohl být snadno přizpůsoben velkému spektru požadavků. Není proto žádný problém jakkoliv změnit vzhled formulářů, doplnit firemní loga, rozložení či typy polí, přidat validační podmínky pro zadávání hodnot, doplnit libovolná tlačítka, přizpůsobit pohledy atd. Vše přizpůsobíme podle vašeho přání.

Přizpůsobení

Vyhledávání

Dokumenty v Intranet Portalu lze vyhledat podle různých kritérií, jako jsou např. klíčová slova, obchodní příležitosti, projekty. Dle vašich požadavků lze tato kritéria libovolně měnit nebo přidávat.

Vyhledávání

Integrace s jinými zdroji dat

Standardně je do Intranet Portalu začleněna e-mailová databáze každého uživatele. Je však možné do něj propojit i jakoukoliv jinou Lotus Notes databázi nebo v něm zobrazit libovolnou webovou stránku. A to vše v jednotném designu Intranet Portalu, aby byl výsledný dojem dokonalý.

Integrace s jinými zdroji dat

Reference

Obrázky

Standardní rozmístění rámců Intranet PortaluBezpečnost - výběr typu přístupu
Předplatné - pohled na definice předplatnéhoPředplatné - hlavní pohled Intranet Portalu s upozorněním na příchozí zprávu
Předplatné - schema Předvolby uživatele
Přizpůsobení aplikace podle přání zákazníkaVyhledávací formulář a seznam vyhledaných dokumentů
 
 

Pro více informací kontaktujte

Ing. Vít HlavaIng. Vít Hlava
vit.hlava@whitesoft.eu
+420 777 337 669