Task Management

Task Management umožňuje snadno zadávat úkoly zaměstnancům a přehledně sledovat jejich plnění. Jeho hlavní výhodou je plná integrace do osobních kalendářů v IBM Notes, díky čemuž odpadá potřeba sledovat úkoly na více místech.

Dokonalý přehled o stavu jednotlivých úkolů
E-mailové notifikace o změnách stavu (přijetí, splnění, termíny, …)
Propojení s osobním úkolovníkem/kalendářem IBM Notes
Široké možnosti kategorizace (možnost propojení s CRM)

Nový úkol

Při zadávání nového úkolu je potřeba zadat název, přiřadit klienta a projekt, zvolit jeho začátek a konec včetně priority a dále osobu, které má být úkol přidělen.

Pokud projekt ještě k danému klientovi neexistuje, je možné jej vytvořit přímo z formuláře „Nový úkol“.

Projekt musí obsahovat název, začátek a konec platnosti. Dále je možné vybrat klienta, pro kterého bude tento projekt nastaven. V případě, že má být projekt bez klienta, pole se nevyplní. Takový projekt bude pak možné vybírat i na úkol, který bude bez klienta popřípadě pro klienta, který nemá žádný projekt.

Přidělení a zpracování úkolu

Úkol lze přiřadit buď jednotlivci/skupině uživatelů a nebo sám sobě. V první variantě se po vyplnění a uložení úkolu odešle zpráva zodpovědné osobě uvedené v poli „Povinně“ a dále osobám v poli „Nepovinně“ a „Pro informaci“.

Zodpovědná osoba může přidělený úkol odmítnout, případně přeplánovat nebo si vyžádat podrobnější informace.

V případě, že je úkol zpracován uživatelem z pole „Povinně“, obdrží uživatel z pole „Nepovinně“ informaci o jeho ukončení.

Pokud si úkol přidělí sám zakladatel (volba „Mně“), úkol se do úkolovníku neodešle a ukončuje se přímo v aplikaci Task Management.

Kategorizace

Projekty a úkoly lze seřadit podle mnoha kritérií (názvu, manažera projektu, stavu apod.). Celkový přehled nabídne pohled na projekty a úkoly včetně barevného zvýraznění jejich stavu a průběhu.