Hero

Rozhovor o migracích groupwaru

Dnes vám přinášíme v původním plném rozsahu rozhovor s technickým ředitelem Whitesoftu Martinem Coufem o migrování e-mailových systémů, který pod názvem IBM na vzestupu aneb proč jsme o tom nevěděli dřív? vyšel vloni v časopise Computerworld 15-15/2014

Computerworld: V poslední době řada vašich zákazníků vyměnila své emailové řešení Microsoft Outlook/Exchange za IBM Notes/Domino, co je k tomu vedlo?

Martin Couf (Whitesoft): V první řadě bych zdůraznil, že dodáváme i groupwarové systémy Microsoftu, Googlu a dalších, takže důvodem k migracím rozhodně není tlak z naší strany dostat klienty za každou cenu do IBM řešení.
Motivy zákazníků jsou různé, ale shrnul bych je do dvou hlavních: snaha ušetřit a nenaplněná očekávání. Úvahy obvykle začínají v momentě, kdy firma stojí před otázkou, co dál se stárnoucím Exchange serverem nebo jak přenést nějaký proces do IT. Když vidí náklady na nové licence a upgrade, který i pro menší firmu znamená obvykle náročný projekt spojený s výměnou hardwaru, operačních systémů atd., přirozeně se ptají, zda neexistují i jiné alternativy. Nebo několik let investují do Sharepointu bez uspokojivých výsledků. Často jsou velmi překvapeni, že IBM nabízí v mnoha ohledech vyspělejší a použitelnější řešení než Microsoft, který je obecně brán jako standard, či dokonce etalón kvality.
Někdy sice musíme překonávat předsudky k  aplikacím jiným než Outlook a obavy, zda uživatelé přechod zvládnou, ale v tomto ohledu udělala IBM obrovský pokrok a doby, kdy vzhled Lotus Notes budil útrpné úsměvy, je už dávno pryč. Když pak zákazníci vidí možnosti IBM řešení a zjistí, že TCO i návratnost pro ně vychází lépe, je rozhodnutí nasnadě. Setkáváme se pak i s reakcemi typu „Proč jsme o tom nevěděli dřív?“

Jak taková migrace probíhá?

Migrace na IBM Notes/Domino může být překvapivě méně náročná - a tudíž méně nákladná - než upgrade MS Exchange serveru a Outlooků na vyšší verzi. Velkou výhodou IBM Notes/Domino je podpora mnoha operačních systémů a nižší hardwarové nároky, takže se často ukáže, že hardware, který by byl jinak odepsaný, může ještě pár let posloužit. Integrace adresářových služeb Active Directory/Domino Directory již také v současných verzích není překážkou. Samostatnou kapitolou jsou migrace mailboxů, kalendářů a kontaktů – zde existuje celá škála scénářů od extrémní varianty „tlustá čára“ (do dne D v Outlooku, po dni D v IBM Notes) až po kompletní migraci 1:1, která samozřejmě něco stojí, ale na druhou stranu je pro uživatele výrazně komfortnější.
Migrace vždy plánujeme tak, aby co nejméně zasáhly chod firmy. Nový Domino server lze připravit s předstihem, včetně importu uživatelů z AD. Zásahy do produkčního prostředí spojené s odstávkou groupwarových služeb obvykle začínáme v pátek odpoledne. Díky zkušenostem, ověřeným nástrojům a kapacitám, které máme k dispozici, dokážeme přemigrovat i středně velkou firmu za jediný víkend. V pondělí tak uživatelé zapnou svoje stanice nebo terminály a místo MS Outlooku už mají vše v IBM Notes.
Nedílnou součástí migrací jsou školení zaměstnanců podle zásady „neproškolený uživatel = nespokojený uživatel“. Nejčastěji školíme první den po migraci, kdy jsme obvykle osobně u klienta celý den, abychom doladili případné problémy, domigrovali nepřinesené mobily apod.
Celou migraci ale umíme provést i na dálku – před lety jsme takto např. nainstalovali, přemigrovali a odškolili 50 uživatelů v Austrálii. Jen s mobily nám musel asistovat jejich lokální správce.

Migrace z Exchange na Domino je poměrně neobvyklá, zákazníci v minulosti migrovali spíše opačně… Jedná se o návrat k IBM Domino nebo o odchod z Exchange?

Máte pravdu, že v globálních číslech mají převahu migrace k Microsoftu, ale naše zkušenost v SMB sektoru je paradoxně opačná. Jak jsem poznamenal, naše společnost nabízí systémy všech hlavních hráčů na poli groupwaru, takže zákazníci mají možnost volby. Fakt je, že čím dál častěji volí software od IBM. Kdo sleduje vývoj v oblasti nástrojů pro spolupráci a moderní trendy jako social business, mobilita apod., nemohl si nevšimnout, že Microsoftu se v posledních letech v těchto oblastech příliš nedaří. Jsem si jistý, že to firmy začínají vnímat, protože nám kladou otázky, které dříve nikoho nenapadly. Většina míří k tomu, zda vylepšování mailů s přílohami a přidávání nových funkcí do MS Office ještě někam vede. Myšlenková setrvačnost a technická tradice se zjevně vyčerpaly a firmy se rozhlížejí po jiných řešeních. A tady si myslím, že s IBM dokážeme v současnosti zákazníkům nabídnout mnohem více než s konkurenčními systémy. Proto se nám statisticky daří „přetahovat“ více zákazníků od konkurence k IBM než naopak. A návrat k IBM? Svým způsobem ano – IBM stála u zrodu groupwaru, Microsoft byl ale postupem času komerčně úspěšnější. Naše čísla mohou naznačovat, že minimálně u SMB se karta zase obrací.

V čem vaši zákazníci vidí přínos Notes/Domino? Jde jim o funkce nebo o cenu?

I když i v roce 2014 se ještě najdou zákazníci, kteří jsou ohromeni synchronizací e-mailů na smartphony a sdílením kalendářů, v první řadě je to ohromný potenciál Domina jako platformy pro aplikace. Tenhle hit funguje pořád. Známe desítky firem, které investovaly po mnoho let obrovské prostředky do různých dokumentových systémů, workflow apod., aniž by jim to kdy přineslo nějaký business efekt, o návratnosti nemluvě. Když pak vidí, s jakou příslovečnou lehkostí se dá nasadit např. schvalovací aplikace na Dominu, upravit ji na míru a vzápětí zpřístupnit přes web pro tablety, málokdo odolá představám, co vše by se dalo udělat.
Tím, že máme mnoho aplikací hotových, dokážeme velmi rychle přinést konkrétní efekt a hodnotu řešení tak snadno prokázat. Často pak nastává efekt sněhové koule, kdy jedna úspěšná aplikace povzbudí firmu k implementaci dalších a dalších procesů na Dominu nebo integraci s externími systémy. Prakticky v každé společnosti se Domino dříve nebo později stane klíčovým firemním systémem.
Druhým lákadlem je perspektiva snadného rozšíření Domina o další doplňky, zejména instant messaging a videokonference (IBM Sametime) nebo firemní komunitní síť (IBM Connections). Tím, že jsou základní verze těchto systémů zdarma, mohou je zákazníci začít využívat prakticky okamžitě bez velkých extra nákladů a ověřit si jejich přínos. Kombinace Domino+Sametime+Connections je velmi robustní platforma, která dokáže pokrýt obrovskou škálu potřeb v oblasti spolupráce lidí nejen uvnitř firmy, ale i navenek. Myslím si, že naši zákazníci toto vnímají jako určitou jistotu. Pokud se jednou rozhodnou jít např. směrem social businessu, IBM má v současnosti čitelnější roadmapu než konkurence.
Firmy pak samozřejmě slyší i na další výhody Domina – deduplikaci dat šetřící místo, replikaci a možnost offline práce, serverové clustery s vysokou dostupností v ceně, snadné a tedy levné upgrady na nové verze, přenositelnost mezi systémy – to, co jiným systémům chybí nebo je trápí už dnes. Nejsou to klíčové faktory, ale jde o další plus na miskách vah, která pak v součtu mohou převážit jiná řešení.
Pro firmy do 1000 uživatelů je hodně zajímavá i možnost provozovat neomezený počet Domino serverů zdarma, takže expanze firmy nebo nové požadavky (např. zpřístupnění vybraných aplikací přes web, BYOD apod.) neznamená nákup dalších serverových licencí. Řešení tak roste s firmou bez oddalování návratnosti investice.
Sečteno a podtrženo, při srovnatelné ceně je většinou hodnota řešení od IBM mnohem vyšší než od konkurence, nebo z opačného pohledu – požadovanou funkcionalitu lze často dodat s IBM softwarem levněji - pokud vůbec rozumná alternativa existuje. Tvrzení, že IBM software je drahý a mohou si ho dovolit jen velké firmy, je dávno překonaný mýtus. Mezi naše zákazníky patří i firmy o dvou lidech, kterým IBM produkty zajišťují všechny potřebné služby od messagingu až po plánování aktivit a sdílení souborů na tabletech. Ekonomicky i technicky to dává perfektní smysl i v takto miniaturním prostředí.
Samozřejmě je podmínkou, aby business partneři dobře znali dostupné licenční modely IBM a dokázali každému navrhnout ten správný. Setkáváme se s firmami, které v minulosti o IBM řešeních již uvažovali, ale nesmyslně naceněný software celý projekt pohřbil ve prospěch konkurence. Kdyby tomu tak nebylo, jsem si jistý, že bychom viděli mnohem více firem na IBM technologiích než jich je nyní.

Pokud se někdo rozhodne vyměnit e-mailové rozhraní, na co se má po uživatelské a technické stránce připravit?

Z pohledu uživatele jsou rozdíly dnes již minimální. Tvrdím, že každý, kdo dokáže odeslat mail z MS Outlooku, to zvládne bez potíží i z IBM Notes. Samozřejmě určitě rozdíly mezi systémy jsou, např. ve fungování složek a pohledů nebo v práci s přílohami v e-mailech, ale v tom zásadní překážky objektivně nejsou. Naopak - po určité době, kdy si uživatelé na nové prostředí zvyknou, pochopí, že odlišnosti mají svůj racionální důvod a občas dokonce přiznávají, že tak, jak to fungovalo v Outlooku, bylo vlastně nelogické, jen na to byli zvyklí a nenapadlo je, že se to dá dělat jinak a lépe.
Mnoho lidí - včetně interních IT administrátorů - žije v přesvědčení, že Domino server je cosi exotického a když vidí, že funguje na otevřených standardech a stejných protokolech jako Exchange (SMTP, HTTP, IMAP, POP3, LDAP…), pochopí, že integrace s jinými systémy není problém. V mnoha případech stačí jeden Domino server na pokrytí veškerých funkcí od routování mailů přes synchronizaci s mobilními zařízeními až po instant messaging (chat).
Pokud zákazník požaduje migraci dat, používáme spolehlivé nástroje na hromadné konverze e-mailů, kontaktů, kalendářů a úkolů z Outlooku do IBM Notes.
Pokud přechod z Exchange vyžaduje změny souvisejících řešení (např. antispam/antivir, Blackberry Enterprise Server apod.), umíme tyto systémy zajistit i pro Domino nebo poskytnout zákazníkovi jako službu, což zejména u menších firem může být výrazně úspornější než vlastní řešení.

Setkáváte se naopak i se zákazníky, kteří opouští IBM Domino a odcházejí na Exchange?

Ano, setkáváme. Častěji v roli přizvaných konzultantů než u vlastních zákazníků. Většinou jde o migraci mailů a aplikací z Notes/Domino na Exchange/Sharepoint. Asistovali jsme u mnoha projektů, včetně velkých nadnárodních společností, a zajímavé je, že všechny příběhy mívají jeden společný rys – přehnaný optimismus specialistů na cílovou platformu. Z toho pak plyne i podobný průběh - prakticky nikdy se nepodařilo Domino servery zcela odstavit. Obvykle se nepodařilo přemigrovat nějakou kritickou business aplikaci na Sharepoint nebo jinam tak snadno, jak se plánovalo. Rozpočet se vyčerpal uprostřed projektu a zákazník „zamrznul“ napůl cesty. Dopředu to nešlo a zpátky už také ne. Ve výsledku nejenže stouply náklady na údržbu dvou systémů místo jednoho, ale nedostavila se ani očekávaná uživatelská spokojenost a další slibované efekty. Osobně se domnívám, že je to především kvůli podcenění rolí Domina či naopak přecenění schopností jiných systémů tyto role převzít a Domino plně nahradit. Pokud se vůbec někde povede 100% zmigrovat (osobně jsem to nezažil), pak je to o řádově jiných výdajích a je otázka, zda se to někdy vrátí. Některé příběhy měly opravdu velmi tristní konce, ale to je na jiný rozhovor.

A co cloudové služby, jako Office365 nebo Google Apps? Jaké s nimi máte zkušenosti?

Cloudové služby jsou všude kolem nás a přirozeně se jim nevyhýbáme, když o ně mají zákazníci zájem. Náš postoj ke cloudům bych popsal jako “velmi opatrný“. Kauzy Nirvanix nebo v ČR Casablanca jsou velkým varováním pro všechny, kdo se do cloudu doslova vrhají pod vidinou okamžitých úspor a zapomínají na exit strategii, rozdílnou funkcionalitu, zálohování dat, legální aspekty atd. Tyto aspekty samozřejmě platí i pro veřejné cloudy IBM, Microsoftu a Googlu.
Co se týče TCO a ROI, musím přiznat, že naše zkušenosti jsou velmi odlišné od proklamovaných hodnot. U většiny zákazníků jejich měsíční výdaje na IT po migraci do veřejného cloudu v porovnání s minulostí stouply, někdy i velmi výrazně. Dokonce máme už i první vlnu firem, které se po vystřízlivění vracejí na vlastní premisy, případně do privátních nebo hybridních cloudů.
Nepochybně mají veřejné cloudy na trhu své místo a své zákazníky. Domnívám se však, že i přes obrovskou mediální podporu nedosáhla cloudová řešení zatím dospělosti, resp. takové míry vyspělosti, jako časem prověřená řešení on-premises. Migraci do cloudu bych rozhodně radil velmi pečlivě a zodpovědně zvážit. Cesta tam je poměrně snadná, ale zpátky to už může být velký problém.