Datové schránky pro HCL Notes

Ve spolupráci s firmou Actis, s. r. o. vám nabízíme aplikaci pro platformu HCL (dříve IBM) Notes/Domino 6.5.x a vyšší, která řeší problematiku datových schránek.

Snadná implementace datových schránek

S naším produktem Datové schránky pro HCL Notes vyřešíte integraci datových schránek do platformy HCL Notes/Domino snadno, rychle a bezpečně. Během neuvěřitelných 60 minut můžete mít nastavené datové schránky přesně podle vašich potřeb, a to s maximálním využitím prostředků platformy HCL Notes a s minimálním úsilím při implementaci a nastavení.

Nativní HCL Notes aplikace maximálně využívá prostředků platformy a doplňuje ji o komunikaci s datovými schránkami.

Při návrhu řešení byl kladen důraz na:

snadnou implementaci – součástí je přesný návod, který vás provede nutnými úředními úkony pro aktivaci datové schránky a získání přístupového certifikátu, zprovoznění aplikace je pak velmi snadné a nezabere více než 60 minut,
maximální využití platformy – jsou použity prostředky zabezpečení platformy, řízení přístupových práv, rozdělení rolí a nativní integrace s ostatními aplikacemi (např. se spisovými službami),
přiblížení uživateli – datová schránka je v podstatě skryta do technické služby a uživatel s ní nemusí přijít do žádného kontaktu, není tedy nutné žádné speciální školení uživatelů,
řízenou distribuci zpráv – součástí je nástroj pro překonání největšího problému, a to cíleného směrování zpráv pro společnosti mající více poboček nebo více míst, kde nyní odebírají poštovní zásilky.

Pravidelnou komunikaci s datovou schránkou zprostředkovává agent, který se přihlašuje pomocí komerčního certifikátu pro technologické platformy vydaného veřejnou certifikační autoritou (např. PostSignum nebo 1. CA). Stažené zprávy nejprve bezpečně uloží v nezměněné podobě pro zachování elektronického originálu. Následně zprávu rozbalí, na základě předem definovaných pravidel k ní nastaví přístupová oprávnění a doručí ji uživatelům. Lze využít i možnost zaslání obsahu zprávy e-mailem příjemcům, kteří jsou pověřenými osobami pro zpracování daného typu zpráv. Další možností je zaslání obsahu zprávy přímo do spisové služby, která se postará o její korektní zařazení a distribuci v rámci společnosti.

FAQ

Q1: Je možná příprava (rozepsání datové zprávy) jako koncept?

Ano

Q2: Existuje historie práce se zprávou (log – kdo, kdy a jak se zprávou pracoval)?

Ano, logování přístupu ke zprávám se dá volitelně zapnout. Systém loguje také automatické i manuální zpracování zprávy pravidly.

Q3: Je možný přístup podle přístupových práv buď pouze k obálce, nebo celé zprávě?

Ano, přístup k ZFO i obsahu lze řídit.

Q4: Je možné podepisovat PDF přílohy elektronickým podpisem (postsignum)?

Digitální podepisování vložených příloh aplikace neřeší. Hlavní důvod je, že pro komunikaci přes datové schránky je to nadbytečné.

Q5: Umožňuje aplikace řízenou distribuci zpráv?

Ano. Pro společnosti, které nemají komplexní spisovou službu, lze snadno nastavit poměrně sofistikované workflow Lze řídit i odesílání zpráv (kdo má právo ze schránky odesílat).

Q6: Lze vyhledávat a filtrovat zprávy podle předmětu, odesílatele nebo obsahu?

Ano, včetně fulltextového vyhledávání v textových přílohách.

Reference

Obrázky

Datové schránky	Schéma Datových schránek

Shrnutí a porovnání funkcí

Třídění zpráv dle data	Nová zpráva

Přijatá zpráva	Nastavení

Přílohy	Definice pravidla