Migrace e-mailových systémů

Migrace e-mailových - nebo obecněji groupwarových - systémů bývají často velkou výzvou se spoustou úskalí. V minulosti jsme realizovali desítky migračních projektů pro malé i velké organizace a zvládneme i ten váš.

S migracemi groupwarových systémů máme dlouholeté zkušenosti. Naše know-how, osvědčené metodické postupy i migrační nástroje nám dovolují realizovat migrace s minimálním rizikem a dopadem na byznys zadavatele.

Jsme jediným středoevropským certifikovaným partnerem společnosti Quest, která nabízí profesionální nástroje pro migraci z/do systémů HCL Notes/Domino a Microsoft Exchange/365.

Nabízíme:

upgrady e-mailových systémů
migrace mezi Microsoft Outlook/Exchange/365, HCL Notes/Domino, Gmail, Kerio, Zimbra, IceWarp a libovolnými opensource produkty
migrace z on-premises systémů do cloudu nebo naopak
konzultační služby (premigrační analýzy, řešení dočasné či trvalé koexistence různých systémů, hybridní konfigurace, poradenství při migraci aplikací apod.)
vedení projektu (project management)
postmigrační podporu
školení uživatelů a administrátorů

Migrace z HCL Notes/Domino

Uvažujete-li o opuštění platformy HCL Notes/Domino směrem k Microsoftu, je dobré se předem dvojnásob zamyslet a nepodléhat slibům různých rádoby-expertů nebo slepé víře ve šťastné zítřky, které vás čekají. Realita bývá velmi často odlišná od očekávání a mnoho nedostatečně promyšlených projektů pak končí ne-li katastrofálně, pak přinejmenším ve slepé uličce.

Migrace z prostředí Notes/Domino do MS Exchange/365 je velmi často chápána a popisována jako "migrace e-mailů". Ve skutečnosti je platforma Notes/Domino - a tedy i otázka, co by měla migrace zohledňovat - výrazně komplexnější, mimo jiné z těchto principiálních důvodů:

Notes/Domino není jen messagingová, ale i aplikační platforma, na které jsou obvykle provozovány více či méně složité podnikové aplikace, které mohou na messaginových funkcích fundamentálně záviset.
I pokud zúžíme úvahy pouze na messagingové služby, kromě osobních mailboxů mohou uživatelé pracovat s dalšími souvisejícími funkcemi, jako jsou rezervace, vyhledávání v adresářích, out-of-office, digitální podepisování & šifrování, journaling, sdílené schránky, agregované adresáře atd.
Budeme-li se zajímat pouze o mailboxy, mohou uživatelé pracovat nejen s maily, ale i s kalendářovými událostmi, úkoly, osobními kontakty, nedávnými kontakty, skupinami, poznámkami, privátními složkami, historií chatu a dalšími entitami.
Pokud jde o samotné maily, mohou být pro uživatele zásadní i související nástroje, např. poštovní pravidla používaná pro automatizaci, poštovní podpisy, šablony mailů, aj.

Z toho stručného výčtu je vidět, že problematika migrací z prostředí Notes/Domino je výrazně vrstevnatější než pouhá "migrace mailů". Nad rámec těchto bodů existují další systémové funkce, které je dobré při migracích zohlednit - např. sdílení dat formou delegovaných přístupových práv, archivační politiky, bezpečnost dat, správa identit a další aspekty.

V rámci každého migračního projektu proto důrazně doporučujeme zamyslet se předem nad tím, která data, funkce a služby provozované v prostředí Notes/Domino budou přeneseny nebo nahrazeny a pokud, jakým způsobem. I když je migrační projekt primárně koncipován jako migrace messagingových služeb a předpokládá se tedy zachování Notes/Domino minimálně jako aplikační platformy, tato skutečnost implikuje potřebu zároveň detailně promyslet i koexistenci stávajícího a nového prostředí nejen z hlediska technického, ale především uživatelského (jak budou uživatelé v obou prostředích vedle sebe v budoucnu pracovat). Je nutné si uvědomit, že migrace dat pravděpodobně potrvá řádově týdny či déle a po tuto dobu bude část uživatelů již v novém prostředí a část v původním. Potřeba koexistence má vždy vliv na volbu nástrojů pro migraci, plán migrace, harmonogram, školení a další aspekty, proto doporučujeme i tyto faktory včas promyslet a zohlednit.

Pokud jde o aplikace, stanovení jejich závislosti na messagingových funkcích - a tedy posouzení rizik, která mohou vzniknout "odtržením" messagingu jinam - je často nejkomplikovanější úlohou - zejména v případech, kdy neexistuje katalog aplikací s detailním popisem jejich funkcionality. Pro ilustraci, o jaké závislosti se může jednat, lze uvést například zápis připomínek nebo úkolů z Notesové aplikace přímo do osobních kalendářů, zasílání mailů obsahujících skriptované formulářové prvky a podobné funkce, které po migraci do MS Outlook/OWA velmi pravděpodobně přestanou fungovat. Sliby o snadné (nebo dokonce automatické) přenositelnosti notesových aplikací jinam jsou ve většině případů také spíše z žánru sci-fi a podlehnutí jim většinou končí provozem dvou platforem místo jedné.

Projekty, které výše uvedené skutečnosti opomíjejí a redukují migraci na prostou konverzi mailboxů, vždy končí neúspěchem: nedostupností dříve běžných funkcionalit, improvizacemi v podobě (trvale) "přechodných" řešení apod. Výsledkem jsou především vícenáklady, nedodržené termíny a frustrovaní účastníci.

Doporučujeme proto ještě před definitivním rozhodnutím o migraci provést nejprve detailní analýzu zdrojového prostředí a popsat, která data a funkce přesně budou převedeny (a jak) do nového prostředí, jaké kroky budou případně potřeba před zahájením migrace, v jejím průběhu nebo po jejím skončení, a nakolik budou očekávání a požadavky v novém prostředí naplněny.

Posouzení těchto oblastí umožní potvrdit si smysluplnost migrace z hlediska technického, organizačního i ekonomického a v kladném případě stanovit optimální postup projektu: testovací etapy (PoC + pilot), hlavní (ostré) migrace i postmigrační fáze - a tedy naplánovat realistický harmonogram projektu včetně stanovení celkových nákladů.